一般來(lái)說(shuō)，前四項屬于會議(yì)策劃工(gōng)作(zuò)宏觀層面的(de)內(nèi)容，後面幾項屬于微(wēi)觀層面的(de)內(nèi)容。下(xià)面隻介紹宏觀策劃內(nèi)容，微(wēi)觀策劃內(nèi)容待後面相(xiàng)關任務環節進行介紹。

（1）确定會議(yì)的(de)目标與主題。

有(yǒu)關會議(yì)目标的(de)內(nèi)容上(shàng)節已介紹。

會議(yì)主題是會議(yì)目标的(de)具體(tǐ)化(huà)。主題是文(wén)學作(zuò)品的(de)靈魂、統帥，開(kāi)會也是這(zhè)樣。确定會議(yì)主題，使之有(yǒu)号召力、有(yǒu)時(shí)代感、引人(rén)注目，是會議(yì)策劃的(de)一項重要內(nèi)容。

确定會議(yì)主題之後，還(hái)應考慮策劃出響亮(liàng)的(de)會議(yì)口号，以利公關宣傳，提高(gāo)美(měi)譽度。2005年(nián)1月(yuè)1日(rì)，北京奧組委面向社會，公開(kāi)征集第29屆奧運會主題口号。經過認真研究，反複論證，最終形成了“One World，One Dream”（“同一個(gè)世界，同一個(gè)夢想”）的(de)主題口号，增強了北京奧運會的(de)影響力和(hé)号召力。

确定主題的(de)方法和(hé)技(jì)巧是：

1）圍繞會議(yì)目标确定會議(yì)主題，引起與會者的(de)注意和(hé)共鳴。

2）圍繞提高(gāo)企業(yè)美(měi)譽度提煉主題。如某公司拟舉辦一次産品推廣會，後經調研，決定将單純的(de)推廣會改變為(wèi)集年(nián)終答(dá)謝(xiè)客戶、促銷推廣于一體(tǐ)的(de)會議(yì)，并根據會議(yì)性質确立了“濃情××冬日(rì)送暖”的(de)會議(yì)主題。

（2）确定會議(yì)的(de)形式。

會議(yì)已經高(gāo)度程式化(huà)，不論何種類型的(de)會議(yì)，基本都(dōu)是将有(yǒu)關人(rén)員(yuán)召集起來(lái)，集中在某一場(chǎng)所進行商議(yì)，在一定的(de)時(shí)間(jiān)內(nèi)完成會議(yì)議(yì)題。這(zhè)是會議(yì)的(de)基本形式，但(dàn)會議(yì)還(hái)有(yǒu)各種不同形式。采取何種會議(yì)形式，需要綜合考慮會議(yì)目标、與會人(rén)員(yuán)、會議(yì)性質等諸多因素。有(yǒu)關會議(yì)形式的(de)內(nèi)容參見“項目一”相(xiàng)關部分的(de)介紹。

（3）确定會議(yì)的(de)規模。

1）确定會議(yì)規模的(de)原則。

①能少則少原則。避免與會議(yì)議(yì)題無關的(de)人(rén)或對(duì)會議(yì)起消極作(zuò)用的(de)人(rén)與會。

②依法原則。某些會議(yì)（如代表大會）規定了依法享有(yǒu)參會權的(de)人(rén)員(yuán)。相(xiàng)關會議(yì)活動必須遵守有(yǒu)關法律規定。

2）會議(yì)規模的(de)确定。

①需要互動讨論型的(de)會議(yì)。

這(zhè)種會議(yì)需要經過與會者之間(jiān)深入的(de)交流，所以與會者能否積極互動，是這(zhè)種會議(yì)能否成功的(de)關鍵。研究表明(míng)，當會議(yì)規模超過7人(rén)時(shí)，每增加1人(rén)，互動的(de)頻(pín)率可能相(xiàng)應增加10倍以上(shàng)。

②不需要互動讨論型的(de)會議(yì)。

有(yǒu)些會議(yì)并不需要與會者互動，如宣布事(shì)情、發布信息等，這(zhè)樣的(de)會議(yì)可以根據信息接收的(de)對(duì)象範圍來(lái)确定規模，如果客觀條件(jiàn)如時(shí)間(jiān)、地(dì)點等容許的(de)話(huà)，可以将會議(yì)規模擴大到所需要的(de)程度。

③其他(tā)類型的(de)會議(yì)。

法定性的(de)會議(yì)，需要按照(zhào)特定的(de)法律、法規、組織章(zhāng)程或會議(yì)規則賦予與會者的(de)權利，并以此作(zuò)為(wèi)統計(jì)會議(yì)人(rén)數的(de)依據。沒有(yǒu)特殊情況或不經過組織程序，任何人(rén)都(dōu)不可以随意剝奪法定與會人(rén)的(de)與會權利。各種專題會議(yì)或工(gōng)作(zuò)會議(yì)的(de)參加人(rén)數，由會議(yì)的(de)組織者根據實際情況自(zì)行掌握，以嚴格控制為(wèi)原則。對(duì)特邀代表、列席代表和(hé)其他(tā)來(lái)賓的(de)限定，主要的(de)原則是人(rén)員(yuán)不可過多，避免喧賓奪主和(hé)使會議(yì)負擔過重。

3）确定會議(yì)的(de)規模必須綜合考慮的(de)因素。

①效率。

會議(yì)的(de)規模直接制約會議(yì)的(de)效率。一般來(lái)說(shuō)，會議(yì)人(rén)數越少，會議(yì)所花(huā)的(de)時(shí)間(jiān)就越少，會議(yì)效率就越高(gāo)；反之，會議(yì)效率就越低(dī)。

②成本。

會議(yì)規模與會議(yì)成本呈正比關系：規模越大，會議(yì)成本越高(gāo)。在确定會議(yì)規模時(shí)，先要考慮能夠承受的(de)會議(yì)成本，做到量力而行。

除了考慮會議(yì)的(de)顯性成本外(wài)，還(hái)要考慮隐性成本。會議(yì)的(de)顯性成本是指投入會議(yì)的(de)人(rén)力、物(wù)力、财力；而隐性成本是會議(yì)參加者的(de)時(shí)間(jiān)投入、機(jī)會成本支出等。

③效果。

會議(yì)的(de)規模與會議(yì)的(de)效果密切相(xiàng)關。有(yǒu)的(de)會議(yì)保密性較強，必須嚴格控制與會人(rén)數和(hé)會務人(rén)員(yuán)，以防會議(yì)內(nèi)容的(de)擴散。有(yǒu)的(de)會議(yì)要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的(de)規模才能産生(shēng)效果。需要根據會議(yì)性質、會議(yì)目标，因時(shí)制宜、因地(dì)制宜。

④場(chǎng)地(dì)。

一般來(lái)說(shuō)，規模決定場(chǎng)地(dì)；但(dàn)場(chǎng)地(dì)對(duì)會議(yì)規模也會産生(shēng)相(xiàng)應的(de)限制。因此，決定會議(yì)規模之前應先考察場(chǎng)地(dì)條件(jiàn)。

（4）确定與會人(rén)員(yuán)。

會議(yì)的(de)成功需要多方面的(de)要素，但(dàn)最關鍵的(de)還(hái)是參加會議(yì)的(de)人(rén)。所以确定與會人(rén)員(yuán)是會議(yì)組織與策劃工(gōng)作(zuò)中最重要的(de)一環，也是會議(yì)準備工(gōng)作(zuò)中難度最大的(de)一環。很(hěn)多會議(yì)主辦者為(wèi)确定與會人(rén)員(yuán)的(de)名單而大傷腦筋，這(zhè)在單位內(nèi)部會議(yì)中尤其明(míng)顯。

1）确定與會人(rén)員(yuán)的(de)标準。

①與會議(yì)議(yì)題有(yǒu)直接關聯的(de)人(rén)員(yuán)。

直接關聯人(rén)員(yuán)對(duì)議(yì)題最為(wèi)熟悉，也最有(yǒu)發言權。這(zhè)種人(rén)員(yuán)到會，不但(dàn)可以幫助其他(tā)與會者客觀詳盡地(dì)了解情況，而且會議(yì)的(de)決議(yì)由于他(tā)們最直接的(de)參與也比較容易達成。

②可以提供專業(yè)意見或獨家(jiā)信息的(de)人(rén)員(yuán)。

他(tā)們能夠使讨論更有(yǒu)效率地(dì)進行。同時(shí)，他(tā)們的(de)專業(yè)意見和(hé)準确消息往往會對(duì)會議(yì)決策起到決定性的(de)作(zuò)用。

③對(duì)實現(xiàn)會議(yì)目标有(yǒu)潛在貢獻的(de)人(rén)員(yuán)。

會議(yì)既然是以目标的(de)實現(xiàn)為(wèi)導向，因此在決定與會者人(rén)選時(shí)應優先考慮的(de)就是對(duì)實現(xiàn)會議(yì)目标有(yǒu)潛在貢獻的(de)人(rén)。

④能夠因參與會議(yì)而獲得益處的(de)人(rén)員(yuán)。

這(zhè)類人(rén)員(yuán)在各類商業(yè)性會議(yì)中尤顯重要。

⑤有(yǒu)利于會議(yì)組織者意願表達的(de)人(rén)員(yuán)。

對(duì)于會議(yì)組織者來(lái)說(shuō)，重要的(de)不僅是會議(yì)議(yì)題的(de)讨論和(hé)會議(yì)進程的(de)順利，還(hái)要使自(zì)己的(de)意願能夠在會議(yì)上(shàng)得以充分表達。所以對(duì)于會議(yì)組織者意願的(de)表達所可能持有(yǒu)的(de)态度，也會成為(wèi)選擇與會者的(de)參考标準。

2）确定與會人(rén)員(yuán)的(de)注意事(shì)項。

需要特别注意的(de)是，與會者人(rén)數不宜太多。理(lǐ)由有(yǒu)三個(gè)：

①會議(yì)的(de)成本非常昂貴，因此沒有(yǒu)必要出席或列席的(de)人(rén)士，盡量不要讓他(tā)們參加。

②在規定時(shí)間(jiān)內(nèi)，與會者人(rén)數越多，則每一位與會者的(de)平均參與機(jī)會将随之減少。

③與會人(rén)數的(de)增加，将使溝通(tōng)趨于困難。

與會者的(de)立場(chǎng)不同會對(duì)會議(yì)的(de)進程産生(shēng)不同的(de)影響。為(wèi)了讓會議(yì)順利進行，需要關注以下(xià)三類人(rén)員(yuán)：

第一類，代表一個(gè)團體(tǐ)或群體(tǐ)的(de)人(rén)。

某些與會者代表了一個(gè)團體(tǐ)或群體(tǐ)的(de)利益，如果拒絕這(zhè)樣的(de)人(rén)參與會議(yì)，可能會引起一個(gè)群體(tǐ)的(de)不滿和(hé)憤怒。讓他(tā)們有(yǒu)一個(gè)适當的(de)途徑來(lái)充分表達自(zì)己的(de)意見，是管理(lǐ)者應當采取的(de)一種明(míng)智的(de)措施。

第二類，能夠對(duì)會議(yì)起到協調作(zuò)用的(de)人(rén)。

協調者對(duì)會議(yì)來(lái)說(shuō)是非常必要的(de)，他(tā)們可以防止會議(yì)因與會者之間(jiān)的(de)對(duì)立而夭折。一般來(lái)說(shuō)，會議(yì)主持人(rén)或其他(tā)會議(yì)組織者應當扮演會議(yì)協調者的(de)角色，但(dàn)他(tā)們并不一定都(dōu)能夠完全勝任，所以另外(wài)還(hái)需要其他(tā)與會者來(lái)大力發揮會議(yì)協調者的(de)作(zuò)用。這(zhè)種人(rén)可能是人(rén)緣很(hěn)好(hǎo)的(de)人(rén)，可以在不同的(de)與會者之間(jiān)做“和(hé)事(shì)佬”；也可能是公認做事(shì)公平公正的(de)人(rén)，在關鍵時(shí)刻的(de)表态可以得到大家(jiā)的(de)一緻認可。

第三類，容易鬧事(shì)的(de)人(rén)。

對(duì)于這(zhè)樣的(de)人(rén)，原則上(shàng)應盡量避免讓他(tā)們參與會議(yì)，因為(wèi)他(tā)們很(hěn)可能會使會議(yì)中途夭折。但(dàn)有(yǒu)時(shí)候如果不讓他(tā)們參加會議(yì)，可能同樣會造成事(shì)态擴大。因此，要謹慎安排，例如讓更有(yǒu)權威的(de)人(rén)士同時(shí)參加會議(yì)，充分利用權威人(rén)士來(lái)制約他(tā)們可能在會議(yì)上(shàng)采取的(de)行為(wèi)，以此來(lái)盡量控制他(tā)們對(duì)會議(yì)的(de)不良影響。

當然，在這(zhè)裏需要注意的(de)是，“必不可少”依然應是選擇與會者的(de)第一條件(jiàn)。

3．會議(yì)策劃方案的(de)注意事(shì)項

（1）突出特色。每次會議(yì)的(de)要素之間(jiān)都(dōu)存在差異，“差異”是特色的(de)突破點。可以考慮本次會議(yì)的(de)要素之中，哪個(gè)比以前更好(hǎo)，哪個(gè)不如以前。努力使好(hǎo)的(de)更好(hǎo)，就是特色，例如活動更豐富，細節考慮更細心，禮儀更周到，等等。同時(shí)，要盡量改善“不如以前”的(de)要素。

（2）突出重點。圍繞會議(yì)目标，圍繞主要任務，圍繞重點議(yì)題進行設計(jì)。會議(yì)策劃要主次分明(míng)，避免平均使用力量。

（3）尊重慣例。會議(yì)不是個(gè)人(rén)行為(wèi)，不能為(wèi)了特色而脫離常規。例如，當主席台背景天幕上(shàng)需要插紅旗的(de)時(shí)候，慣例是天幕的(de)左右兩邊各插五面。這(zhè)時(shí)，就不能為(wèi)了特色而插三面或者四面。