一、時(shí)間(jiān)法則

在活動的(de)組織管理(lǐ)過程中，首先會遇到的(de)問(wèn)題常常是客戶究竟想在何時(shí)舉辦該項活動方面的(de)，因此，時(shí)間(jiān)法則主要是指究竟有(yǒu)多少時(shí)間(jiān)可供活動的(de)組織管理(lǐ)者進行“配置”。如果沒有(yǒu)足夠的(de)時(shí)間(jiān)的(de)話(huà)，活動組織管理(lǐ)者可能不得不放(fàng)棄這(zhè)次機(jī)會，否則很(hěn)可能導緻活動不能達到預期的(de)質量要求或者組織的(de)不夠專業(yè)，而這(zhè)又(yòu)很(hěn)可能會造成喪失更多未來(lái)的(de)機(jī)會。能夠用于活動規劃及最後的(de)活動操辦的(de)時(shí)間(jiān)的(de)長(cháng)短、組織管理(lǐ)者“配置”這(zhè)些時(shí)間(jiān)的(de)方式會影響到活動的(de)運行成本，有(yǒu)時(shí)甚至會影響到活動的(de)成敗。盡管進行準确的(de)時(shí)間(jiān)預算(suàn)可能需要依賴于大量的(de)實踐積累，但(dàn)是可以确定的(de)是，時(shí)間(jiān)預算(suàn)應該包括活動之前的(de)客戶會議(yì)、地(dì)點考察、溝通(tōng)以及合同準備等各個(gè)方面。同時(shí)應該考慮到在時(shí)間(jiān)預算(suàn)時(shí)必須考慮到意外(wài)情況發生(shēng)的(de)可能性。

二、空間(jiān)法則

空間(jiān)法則既包括将舉辦活動的(de)具體(tǐ)的(de)空間(jiān)位置，同時(shí)也包括适于活動的(de)諸多重大決定的(de)時(shí)間(jiān)間(jiān)隔。時(shí)間(jiān)與空間(jiān)之間(jiān)的(de)關系貫穿活動組織管理(lǐ)全過程，正确處理(lǐ)兩者之間(jiān)的(de)關系對(duì)于活動的(de)成功起着非常重要的(de)作(zuò)用。而且活動的(de)舉辦地(dì)點一旦選定，活動地(dì)點的(de)位置以及該地(dì)點所提供的(de)物(wù)質方面資源将對(duì)活動所需的(de)額外(wài)時(shí)間(jiān)投入産生(shēng)顯著影響。比如，如果活動舉辦地(dì)點是一個(gè)具有(yǒu)曆史意義的(de)、有(yǒu)永久性的(de)裝飾的(de)大廈，則花(huā)費(fèi)在場(chǎng)地(dì)布置方面的(de)時(shí)間(jiān)顯然就不需太多，而如果活動是在一個(gè)普通(tōng)的(de)飯店或會議(yì)中心或其他(tā)什麽别的(de)“徒有(yǒu)四壁”的(de)地(dì)點舉辦的(de)話(huà)，為(wèi)了給活動創造一個(gè)合适的(de)氛圍環境就不得不多投入相(xiàng)應的(de)時(shí)間(jiān)和(hé)資金(jīn)。

活動地(dì)點的(de)選擇還(hái)要考慮到參加活動的(de)目标市(shì)場(chǎng)的(de)年(nián)齡結構以及類型構成。還(hái)需要考慮入口、出口問(wèn)題，包括考慮車輛(liàng)（圖3-1）、道(dào)具（包括動物(wù)）、有(yǒu)殘疾的(de)活動參加者的(de)出入問(wèn)題以及其他(tā)任何涉及活動場(chǎng)地(dì)進出的(de)因素，考慮進出所需要的(de)時(shí)間(jiān)以決定究竟需要有(yǒu)多少道(dào)出入口，考慮停車、公共交通(tōng)以及其他(tā)包括出租車、私人(rén)豪華車、旅遊車輛(liàng)在內(nèi)的(de)交通(tōng)工(gōng)具所需的(de)空間(jiān)等許多方面的(de)因素。

第四節 執行計(jì)劃中的(de)協同

成為(wèi)一名優秀的(de)活動組織管理(lǐ)者的(de)關鍵是什麽？盡管可能不是惟一的(de)因素，但(dàn)是具有(yǒu)做出英明(míng)果斷的(de)決定的(de)能力是非常重要的(de)。因為(wèi)在這(zhè)個(gè)活動的(de)協同過程中，需要組織管理(lǐ)者做出一系列的(de)相(xiàng)關決定。基于組織管理(lǐ)者自(zì)身(shēn)職業(yè)訓練和(hé)經驗的(de)這(zhè)些決定正确與否，将對(duì)整個(gè)活動最後的(de)結果産生(shēng)極大的(de)影響。在保持一種積極心态尋求應對(duì)挑戰的(de)正确對(duì)策的(de)同時(shí)，運用一些重要的(de)分析方法對(duì)所面臨的(de)挑戰進行分析同樣很(hěn)重要。這(zhè)包括：

（1）搜集所有(yǒu)信息，并從(cóng)多個(gè)角度分析問(wèn)題；

（2）站在可能受到決策影響的(de)人(rén)群的(de)立場(chǎng)，從(cóng)正反兩方面審視(shì)決策；

（3）考慮決策可能導緻的(de)财政方面的(de)問(wèn)題；

（4）考慮決策可能導緻的(de)道(dào)德及倫理(lǐ)方面的(de)問(wèn)題；

（5）果斷決策而不要瞻前顧後。

活動後的(de)評估

活動的(de)組織管理(lǐ)過程是一個(gè)循環的(de)、螺旋式改進的(de)過程，活動評估既是整個(gè)活動組織管理(lǐ)程序的(de)最後一個(gè)環節，同時(shí)也是下(xià)一個(gè)活動組織管理(lǐ)的(de)開(kāi)始。因此可以說(shuō)活動後的(de)評估是在為(wèi)下(xià)一次活動的(de)組織與管理(lǐ)作(zuò)準備。

一、活動後的(de)評估跟蹤調查

活動後的(de)評估最常使用的(de)方式是正式的(de)書(shū)面調查。也就是在活動結束後馬上(shàng)就參加活動各方的(de)滿意程度進行跟蹤調查。當然這(zhè)種方式由于從(cóng)活動“消費(fèi)”到調查進行之間(jiān)的(de)時(shí)間(jiān)間(jiān)隔較短，所以就可能導緻由于參加活動的(de)各方還(hái)沒來(lái)得及好(hǎo)好(hǎo)“消化(huà)”參加活動所帶來(lái)的(de)體(tǐ)驗，不能給出恰當的(de)信息，因此有(yǒu)可能使所得的(de)反饋信息出現(xiàn)偏差。

二、活動前與活動後相(xiàng)結合的(de)調查方法

這(zhè)種方法特别有(yǒu)助于活動組織管理(lǐ)者了解活動是否滿足了參與活動各方的(de)預期。通(tōng)過這(zhè)種調查方法可以很(hěn)好(hǎo)地(dì)發現(xiàn)在消費(fèi)者參加活動前對(duì)該活動的(de)期望與最終所得到的(de)實際結果之間(jiān)是否存在“縫隙”，從(cóng)而有(yǒu)助于活動組織管理(lǐ)者要麽改善對(duì)活動所能得到結果的(de)過高(gāo)承諾，要麽改善有(yǒu)關組織管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)以便在下(xià)次活動中加以改進，使得那(nà)些本應該帶給消費(fèi)者的(de)體(tǐ)驗等能真正被消費(fèi)者所“接收”。

不過，無論采取哪種評估方式，牢記不要等到活動完全結束後才去(qù)了解活動進行的(de)好(hǎo)壞程度，因為(wèi)如果等到那(nà)些參加活動的(de)消費(fèi)者填完調查表的(de)時(shí)候，得到的(de)任何信息對(duì)本次活動效果的(de)改善已經沒有(yǒu)任何好(hǎo)處了。因此評估必須注意與活動進程盡可能緊密相(xiàng)随，能有(yǒu)助于在運行過程中及時(shí)填補“縫隙”。活動規劃的(de)藍(lán)圖如圖3-2所示。